Envoyez un message à une famille directement depuis sa fiche Wiklee. Le message envoyé est automatiquement rattaché au Journal de la famille afin de conserver l’historique des échanges.
Avant de commencer
L’adresse e-mail du parent principal doit être renseignée dans la fiche famille. Sans cette adresse, l’action Envoyer un e-mail n’est pas disponible.
Si nécessaire, modifiez d’abord les coordonnées du parent depuis la carte d’identité de la famille.
Vous n’avez pas nécessairement besoin de connecter une messagerie Google pour utiliser l’envoi d’e-mails. Lorsqu’une connexion Gmail ou Google Workspace est active, Wiklee l’utilise pour envoyer le message. Si cette connexion existe mais qu’elle a expiré ou rencontre une erreur, vous devrez la reconnecter avant de pouvoir envoyer un nouvel e-mail.
Ouvrir un nouveau message
Pour commencer la rédaction :
Ouvrez la fiche de la famille concernée.
Sélectionnez l’onglet Suivi.
Repérez l’action Envoyer un e-mail.
Cliquez sur cette action pour ouvrir la fenêtre Nouveau mail.
Le destinataire principal est préparé à partir des coordonnées enregistrées dans la fiche. Vérifiez son adresse avant de poursuivre.
Rédiger le message
Le composeur permet de préparer tous les éléments du message dans une seule fenêtre.
Vérifier les destinataires
Le champ À contient les destinataires principaux. Vous pouvez également afficher les champs Cc et Cci si d’autres personnes doivent recevoir une copie du message.
Vérifiez chaque adresse avant l’envoi, particulièrement lorsque plusieurs parents ou interlocuteurs sont renseignés.
Utiliser un modèle
Le sélecteur Modèle permet d’utiliser un message préparé à l’avance.
L’application d’un modèle peut remplacer l’objet, le contenu et les pièces jointes associées au modèle. Choisissez donc le modèle avant de personnaliser votre message.
Vous pouvez également rédiger entièrement le message sans utiliser de modèle.
Renseigner l’objet et le contenu
Saisissez un objet clair permettant à la famille de comprendre immédiatement le motif du message. L’objet ne peut pas rester vide.
Rédigez ensuite le contenu de l’e-mail. Le message doit contenir du texte visible pour pouvoir être envoyé.
Lorsque vous utilisez des variables depuis un modèle, vérifiez que les informations insérées correspondent bien à la famille concernée.
Choisir une signature et ajouter des pièces jointes
Sélectionnez une signature si vous souhaitez l’ajouter au message. Wiklee assemble la signature au moment de l’envoi : il n’est pas nécessaire de la recopier dans le corps de l’e-mail.
Vous pouvez également ajouter des pièces jointes depuis la zone prévue à cet effet. Attendez la fin de leur ajout avant d’envoyer le message.
Envoyer et retrouver le message
Relisez les destinataires, l’objet, le contenu et les pièces jointes, puis cliquez sur Envoyer maintenant.
Wiklee confirme l’envoi lorsque l’opération est terminée. Le message apparaît ensuite dans le Journal d’activité de la famille, où il rejoint les autres échanges et événements de suivi.
Si vous fermez la fenêtre avant l’envoi, Wiklee protège votre saisie. Le message en cours peut être conservé comme brouillon et repris ultérieurement depuis le Journal.
Un brouillon ne doit donc pas être confondu avec un message envoyé : vérifiez son statut dans le Journal avant de considérer que la famille a reçu l’e-mail.
Questions fréquentes
Pourquoi l’action Envoyer un e-mail est-elle désactivée ?
Dois-je connecter Gmail pour envoyer un e-mail ?
Que devient mon message si je ferme la fenêtre avant l’envoi ?
Où retrouver un e-mail envoyé ?