La fiche d’une famille rassemble son identité, ses coordonnées, son besoin d’accueil et les actions réalisées par votre équipe.
Vous pouvez l’ouvrir depuis le pipeline, l’annuaire des familles ou la recherche globale. Les informations modifiables sont réparties entre deux fenêtres : Modifier la famille et Modifier la demande famille.
Ouvrir la fiche d’une famille
Vous pouvez accéder à une fiche de plusieurs manières :
sélectionnez une carte dans le Pipeline ;
ouvrez la rubrique Familles, puis sélectionnez une famille ;
utilisez le champ Rechercher une famille… dans la barre supérieure.
La partie supérieure de la fiche présente trois cartes :
l’identité de l’enfant et les coordonnées de la famille ;
le besoin d’accueil et les structures souhaitées ;
les suggestions Wiklee disponibles pour ce dossier.
Plus bas, les onglets Suivi, Accueil et Entreprise donnent accès aux différents espaces de travail de la famille.
L’onglet Suivi permet notamment de consulter le parcours, le journal d’activité, les échanges et les tâches. L’onglet Accueil regroupe les informations liées aux conditions d’accueil. L’onglet Entreprise concerne le suivi d’un éventuel berceau entreprise.
Modifier l’identité et les coordonnées
Dans la carte qui contient le nom de l’enfant et les coordonnées des parents, sélectionnez l’icône en forme de crayon.
La fenêtre Modifier la famille permet de mettre à jour :
le prénom et le nom de l’enfant ;
sa date de naissance ;
l’adresse, le code postal et la ville ;
le numéro allocataire CAF ;
le prénom, le nom, le téléphone et l’e-mail du premier parent ;
les informations d’un second parent ;
la fratrie associée à la famille ;
le commentaire transmis par le parent.
Pour ajouter un second parent, sélectionnez + Ajouter parent 2, puis complétez les informations disponibles. Utilisez Retirer si ce second contact ne doit plus apparaître.
La section Fratrie permet de relier le dossier à celui d’un frère ou d’une sœur déjà enregistré dans Wiklee.
Après vos modifications, sélectionnez Enregistrer. Le message Famille mise à jour confirme leur prise en compte.
La date de naissance doit être valide pour permettre l’enregistrement. Le commentaire parent est limité à 1 000 caractères.
Modifier le besoin d’accueil
Dans la carte qui présente l’entrée souhaitée, les jours demandés et la structure, sélectionnez la seconde icône en forme de crayon.
La fenêtre Modifier la demande famille permet de modifier :
la date d’entrée souhaitée ;
les jours d’accueil demandés ;
la possibilité d’un accueil flexible ;
le potentiel de berceau entreprise ;
la structure initiale ;
les structures alternatives.
Le nombre de jours par semaine est calculé automatiquement à partir des jours sélectionnés. Vous ne devez pas le renseigner séparément.
Pour modifier le besoin :
Vérifiez la date d’entrée souhaitée.
Sélectionnez ou désélectionnez les jours demandés.
Indiquez si l’accueil est flexible avec À déterminer, Oui ou Non.
Renseignez de la même manière le potentiel berceau entreprise.
Vérifiez la structure initiale et les éventuelles structures alternatives.
Enregistrez vos modifications.
Si vous remplacez la structure initiale, Wiklee vous permet de conserver l’ancienne structure parmi les alternatives. Activez cette option uniquement si la famille accepte toujours d’y être accueillie.
Les structures proposées dépendent de votre rôle et de votre périmètre d’accès. Dans certaines situations, les structures sont affichées en lecture seule. Vous pouvez néanmoins continuer à modifier la date et les jours demandés lorsque vos droits le permettent.
Vérifier les informations enregistrées
Après l’enregistrement, revenez aux cartes placées en haut de la fiche.
Contrôlez les éléments qui viennent d’être modifiés :
l’identité et les coordonnées dans la carte famille ;
la date d’entrée souhaitée ;
le nombre et le détail des jours demandés ;
la structure souhaitée ;
le nombre de structures alternatives.
Utilisez ensuite les onglets de la fiche pour poursuivre le traitement du dossier. Une correction des informations de la famille ne fait pas avancer automatiquement la demande dans le pipeline.
Questions fréquentes
Pourquoi existe-t-il deux boutons de modification ?
Pourquoi ne puis-je pas modifier les structures ?
Où modifier la date d’entrée souhaitée ?
Pourquoi ne puis-je pas modifier certaines structures ?