Le pipeline vous permet de visualiser l’avancement des demandes d’accueil et de repérer les dossiers qui nécessitent une action.
Il est organisé en trois vues : Parcours, En attente et Clôturés. Chaque famille apparaît dans une seule de ces vues selon l’état actuel de son dossier.
Comprendre les trois vues du pipeline
En haut du pipeline, sélectionnez la vue correspondant aux dossiers que vous souhaitez consulter.
Parcours
La vue Parcours regroupe les demandes actives. Les familles sont réparties en colonnes selon leur niveau d’avancement.
La première étape est toujours Pré-inscription. Elle contient les nouvelles demandes qui n’ont pas encore avancé dans le parcours.
Les étapes intermédiaires peuvent être adaptées par votre organisation. Dans une configuration courante, vous pouvez par exemple retrouver :
Qualifié ;
Visite planifiée ;
Signature en cours.
Les noms, les couleurs et l’ordre de ces étapes peuvent donc différer dans votre espace Wiklee.
En attente
La vue En attente contient les dossiers temporairement mis en pause.
Une famille placée en attente conserve l’étape qu’elle occupait dans le parcours. Cela permet de savoir où reprendre son traitement lorsqu’elle redevient active.
La date de révision indique quand le dossier doit être réexaminé. Les dossiers en attente ne sont pas considérés comme clôturés.
Clôturés
La vue Clôturés regroupe les dossiers qui ne font plus partie du parcours actif. Elle distingue deux résultats :
Signé pour les demandes ayant abouti ;
Perdu pour les demandes qui n’ont pas été poursuivies.
Ces dossiers restent consultables afin de conserver l’historique de la relation avec la famille.
Lire une carte famille
Dans la vue Parcours, chaque carte présente les informations essentielles de la demande.
Vous pouvez notamment y retrouver :
le prénom et le nom de l’enfant ;
la structure principale concernée ;
la date d’entrée souhaitée ;
les jours d’accueil demandés ;
les éventuels badges décrivant le dossier ;
la prochaine action attendue ;
le dernier échange réel enregistré avec la famille.
La carte sépare les informations propres à la demande des actions à réaliser. Vous pouvez ainsi comprendre rapidement qui est la famille, ce qu’elle recherche et quelle est la prochaine étape de son suivi.
Sélectionnez une carte pour ouvrir la fiche complète de la famille. Vous y retrouverez ses coordonnées, son besoin d’accueil, son journal d’activité et les tâches associées.
Les informations affichées dépendent de votre rôle et des structures auxquelles vous avez accès.
Rechercher, filtrer et trier les dossiers
Utilisez le champ Rechercher un enfant ou une famille pour retrouver un dossier à partir du nom de l’enfant ou de la famille.
Le sélecteur de structures permet de limiter l’affichage à une ou plusieurs structures de votre périmètre.
Les commandes Filtres et Trier adaptent la liste à votre besoin. Les options disponibles peuvent varier selon la vue sélectionnée. Par exemple, les critères utiles aux dossiers en attente ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux utilisés dans la vue Clôturés.
Le nombre affiché à côté du nom de chaque vue correspond aux dossiers actuellement présents dans cette partie du pipeline. Pendant le chargement, ce nombre peut temporairement être remplacé par un tiret.
Un résultat vide peut également provenir d’une recherche ou d’un filtre encore actif. Effacez les critères appliqués avant de conclure qu’un dossier a disparu.
Interpréter l’avancement d’une famille
L’étape d’une famille représente sa position actuelle dans le processus de traitement. Elle ne constitue pas à elle seule une liste de tâches réalisées.
Pour comprendre la situation d’un dossier :
Repérez la vue dans laquelle il apparaît.
Identifiez sa colonne lorsqu’il se trouve dans Parcours.
Consultez la prochaine action affichée sur sa carte.
Vérifiez le dernier échange enregistré.
Ouvrez la fiche famille lorsque vous avez besoin du détail.
Une famille peut avancer dans le parcours, être temporairement placée en attente ou rejoindre les dossiers clôturés. Ces changements doivent correspondre à la situation réelle de la demande.
La création ou la modification des informations d’une famille ne change pas automatiquement son étape. L’avancement du dossier est une action distincte.
Questions fréquentes
Pourquoi une famille n’apparaît-elle plus dans la vue Parcours ?
Les étapes du Pipeline sont-elles identiques pour toutes les organisations ?
Que devient l’étape d’une famille placée en attente ?
Comment ouvrir le détail d’une demande ?