Vous pouvez créer une pré-inscription directement dans Wiklee lorsqu’une famille vous contacte par téléphone, par e-mail, lors d’une visite ou par un autre canal extérieur au formulaire en ligne.
Une fois la demande créée, Wiklee ouvre automatiquement la fiche de la famille. Vous pouvez alors compléter ses besoins d’accueil et organiser son suivi.
Ouvrir le formulaire de création
Vous pouvez démarrer la création depuis deux endroits :
dans la barre supérieure, sélectionnez Créer, puis Nouvelle famille ;
depuis le Pipeline, sélectionnez Nouvelle pré-inscription.
Dans les deux cas, la fenêtre Nouvelle demande s’ouvre.
Le bouton de création est uniquement disponible pour les utilisateurs autorisés à modifier les données. S’il n’apparaît pas, vérifiez votre rôle et vos accès auprès d’un administrateur de votre organisation.
Préparer les informations nécessaires
Avant de commencer, réunissez les principales informations communiquées par la famille.
Les renseignements suivants sont obligatoires :
le prénom et le nom de l’enfant ;
sa date de naissance ;
la date d’entrée souhaitée ;
le prénom et le nom du premier parent ;
l’adresse complète de la famille ;
un code postal comportant cinq chiffres ;
la ville ;
la structure initialement demandée.
Le numéro de téléphone et l’adresse e-mail du parent sont également proposés dans le formulaire. Renseignez-les lorsque vous les connaissez afin de faciliter les prochains échanges.
Le nom du dossier créé dans Wiklee correspond au nom de l’enfant. Il ne doit donc pas être remplacé par celui du parent.
Enregistrer la pré-inscription
Pour créer la demande :
Renseignez le prénom et le nom de l’enfant.
Indiquez sa date de naissance et la date d’entrée souhaitée.
Renseignez le prénom et le nom du parent 1, puis ajoutez son téléphone et son e-mail si vous les connaissez.
Complétez l’adresse, le code postal et la ville de la famille.
Sélectionnez la Structure initiale concernée par la demande.
Choisissez la Source correspondant à l’origine du contact.
Sélectionnez Créer.
Les sources actuellement proposées sont :
Appel téléphonique ;
Référence ;
Événement ;
Walk-in / visite spontanée ;
Contact direct.
Choisissez la source qui décrit le mieux l’origine de la demande. Cette information permet de conserver le contexte de création du dossier.
Pendant l’enregistrement, le bouton affiche Création…. Ne fermez pas la fenêtre avant la fin de l’opération.
Vérifier la demande créée
Lorsque l’enregistrement est terminé, Wiklee affiche le message Demande créée, ferme le formulaire et ouvre automatiquement la fiche de la famille.
Vérifiez notamment :
l’identité de l’enfant ;
les coordonnées du premier parent ;
l’adresse de la famille ;
la date d’entrée souhaitée ;
la structure associée à la demande.
La demande est également ajoutée au pipeline afin que votre équipe puisse organiser son suivi.
La création manuelle enregistre l’origine sélectionnée et ajoute une première information au suivi du dossier. Vous pouvez ensuite compléter la fiche avec les besoins d’accueil ou les autres renseignements obtenus auprès de la famille.
Pourquoi le bouton Créer est-il désactivé ?
Vous devez sélectionner une structure initiale disponible dans votre périmètre d’accès. Le bouton reste également indisponible pendant l’enregistrement de la demande.
Pourquoi ma structure n’apparaît-elle pas dans la liste ?
La liste contient uniquement les structures sur lesquelles vous êtes autorisé à créer une demande. Vérifiez vos accès auprès d’un administrateur si une structure attendue n’apparaît pas.
Que faire si un message indique qu’un champ est obligatoire ?
Vérifiez les informations de l’enfant, du premier parent, l’adresse complète, les deux dates et la structure initiale. Le code postal doit contenir exactement cinq chiffres.
Puis-je compléter la demande plus tard ?
Oui. Après la création, Wiklee ouvre la fiche de la famille. Vous pouvez y ajouter les informations complémentaires nécessaires au traitement de la demande.
Questions fréquentes
Quels champs sont obligatoires pour créer une demande ?
Le téléphone et l’adresse e-mail du parent sont-ils obligatoires ?
Pourquoi aucune structure n’est-elle proposée ?
Après l’enregistrement, Wiklee ouvre automatiquement la nouvelle fiche famille. Vous pourrez ensuite la retrouver depuis la rubrique Familles ou dans son parcours de suivi.