Dans Wiklee, l’accès d’un utilisateur dépend de trois éléments : son rôle, les structures qui lui sont attribuées et, le cas échéant, son habilitation à signer des contrats.
Seuls les administrateurs peuvent gérer ces paramètres depuis la section Utilisateurs.
Comprendre les trois rôles
Wiklee propose trois rôles.
Administrateur
Un Administrateur accède automatiquement à toutes les structures de l’organisation. Il peut également gérer les utilisateurs et leurs accès.
Il n’est donc pas nécessaire de sélectionner manuellement ses structures.
Collaborateur
Un Collaborateur dispose de droits opérationnels sur les structures qui lui sont attribuées.
Vous devez lui sélectionner au moins une structure active. Les informations et les actions auxquelles il accède restent limitées à ce périmètre.
Consultation
Un utilisateur en Consultation peut consulter les informations des structures qui lui sont attribuées, mais ne peut pas les modifier.
Comme pour un Collaborateur, au moins une structure active doit lui être sélectionnée.
Modifier le rôle ou les structures accessibles
Pour modifier l’accès d’un utilisateur :
Ouvrez les paramètres de Wiklee.
Accédez à la section Utilisateurs.
Repérez la personne concernée.
Ouvrez l’action permettant de modifier son accès.
Dans la fenêtre Modifier l’accès, choisissez son nouveau rôle.
S’il s’agit d’un Collaborateur ou d’un utilisateur en Consultation, sélectionnez une ou plusieurs structures.
Cliquez sur Enregistrer.
Le rôle et les structures sont enregistrés ensemble. Wiklee évite ainsi qu’un utilisateur reçoive un rôle nécessitant un périmètre sans qu’aucune structure lui soit attribuée.
Si vous choisissez le rôle Administrateur, les sélections de structures deviennent inutiles : l’utilisateur accède automatiquement à toutes les structures de l’organisation.
Distinguer le rôle de l’habilitation à signer
L’autorisation de signer des contrats est indépendante du rôle principal.
Dans la fenêtre Modifier l’accès, l’option Autoriser à signer les contrats pour la structure permet d’habiliter une personne à gérer le parcours contractuel et à lancer ou signer des demandes de signature électronique pour les structures auxquelles elle accède déjà.
Cette habilitation peut être accordée à un Administrateur ou à un Collaborateur éligible. Elle n’est pas disponible pour un utilisateur en Consultation.
L’utilisateur doit également disposer d’un accès actif et d’une identité suffisamment renseignée dans Wiklee.
Si vous retirez cette habilitation, la personne ne pourra plus lancer de nouvelle demande de signature. Les demandes et les liens de signature déjà envoyés ne sont toutefois pas annulés automatiquement, et les contrats déjà signés restent inchangés.
Conserver un administrateur actif
Une organisation doit toujours conserver au moins un Administrateur actif.
Wiklee empêche donc de retirer le rôle du dernier administrateur actif. Vous ne pouvez pas non plus retirer votre propre rôle d’administrateur.
Avant de modifier l’accès de cette personne, attribuez si nécessaire le rôle Administrateur à un autre utilisateur actif.
Après l’enregistrement, vérifiez dans la liste des utilisateurs que le rôle et le périmètre affichés correspondent bien aux accès souhaités.
Questions fréquentes
Un collaborateur peut-il accéder à toutes les structures ?
Un utilisateur en consultation peut-il modifier des informations ?
Un administrateur doit-il être rattaché manuellement à chaque structure ?
Le rôle détermine-t-il qui peut signer les contrats ?