Les Administrateurs peuvent inviter de nouveaux utilisateurs à rejoindre leur organisation Wiklee. L’accès n’est créé qu’après l’acceptation de l’invitation par son destinataire.
Avant d’envoyer l’invitation
Préparez les informations suivantes :
l’adresse e-mail utilisée par le futur utilisateur ;
le rôle que vous souhaitez lui attribuer ;
les structures auxquelles il devra accéder.
Trois rôles sont disponibles :
Administrateur : accès à toutes les structures et à la gestion de l’organisation ;
Collaborateur : consultation et modification des données de ses structures ;
Consultation : accès en lecture seule à ses structures.
Un Collaborateur ou un utilisateur en Consultation doit être associé à au moins une structure active. Pour un Administrateur, aucune structure n’est à sélectionner : il accède automatiquement à toutes les structures de l’organisation.
Pour choisir le rôle le plus adapté, consultez l’article Comprendre les rôles et les accès dans Wiklee.
Envoyer une invitation
Ouvrez les Réglages de Wiklee.
Accédez à la rubrique Utilisateurs.
Sélectionnez Inviter un utilisateur.
Saisissez l’adresse e-mail du destinataire.
Choisissez son rôle : Administrateur, Collaborateur ou Consultation.
Pour un Collaborateur ou un utilisateur en Consultation, sélectionnez au moins une structure.
Vérifiez les informations renseignées.
Sélectionnez Envoyer l’invitation.
Wiklee confirme l’envoi avec le message Invitation envoyée.
Capture recommandée : fenêtre « Inviter un collaborateur » avec l’adresse e-mail, le rôle et la sélection des structures.
Après l’envoi
L’invitation apparaît dans la liste des utilisateurs avec son statut actuel.
Le lien envoyé par e-mail est valable pendant 7 jours. Tant que le destinataire ne l’a pas accepté, il ne fait pas encore partie de l’organisation et ne peut accéder à aucune donnée.
Pour accepter l’invitation, le destinataire doit utiliser l’adresse e-mail à laquelle elle a été envoyée. Son adresse doit également être confirmée dans son compte Wiklee.
Après l’acceptation, son accès est créé avec le rôle et les structures définis au moment de l’invitation.
L’envoi d’une invitation ne crée jamais immédiatement un accès à l’organisation.
Gérer une invitation en attente
Depuis Réglages > Utilisateurs, vous pouvez retrouver les invitations en cours à l’aide du filtre Invitations.
Si le destinataire n’a pas reçu son invitation ou si le lien a expiré, ouvrez le menu d’actions correspondant et renvoyez-la. Wiklee génère alors un nouveau lien valable pendant 7 jours. Le lien précédent cesse immédiatement de fonctionner.
Si l’invitation ne doit plus être utilisée, sélectionnez l’action d’annulation. Le destinataire ne pourra plus rejoindre l’organisation avec le lien reçu.
Avant de renvoyer une invitation, vérifiez que l’adresse e-mail est correcte. Si elle est erronée, annulez l’invitation puis créez-en une nouvelle avec la bonne adresse.