Les modèles d’e-mails permettent de préparer un objet et un contenu réutilisables pour les échanges avec les familles. Ils sont partagés au niveau de l’organisation et peuvent inclure des variables, une signature proposée et des rappels de pièces jointes.
Ouvrir la bibliothèque des modèles
Ouvrez les Paramètres.
Sélectionnez Messagerie.
Dans Modèles d’e-mails, sélectionnez Ouvrir la bibliothèque.
La création et la modification sont réservées aux administrateurs de l’organisation. Les autres utilisateurs peuvent utiliser les modèles disponibles lors de la rédaction.
Créer un modèle
Choisissez la catégorie qui doit accueillir le modèle.
Sélectionnez + Nouveau modèle.
Renseignez le Nom du modèle.
Complétez l’Objet de l’e-mail et le Contenu de l’e-mail.
Choisissez si nécessaire une signature.
Contrôlez l’aperçu, puis sélectionnez Enregistrer.
Ajouter des variables
Utilisez le menu des variables pour insérer des informations sur le parent, l’enfant, la structure, l’accueil, l’utilisateur ou l’organisation. Choisissez un profil d’exemple dans l’aperçu. Une variable n’est remplacée que si l’information existe dans le dossier utilisé ; corrigez toute information signalée comme manquante avant l’envoi.
Prévoir des pièces jointes
La zone Pièces jointes proposées enregistre des libellés de documents attendus. Ils servent de rappel : vérifiez que les fichiers nécessaires sont réellement ajoutés au message avant l’envoi.
Utiliser le modèle
Ouvrez une fiche famille.
Dans Suivi, sélectionnez Envoyer un e-mail.
Ouvrez Modèle, choisissez une catégorie puis le modèle.
Vérifiez les destinataires, l’objet, le contenu, la signature et les pièces jointes.
Adaptez le texte si nécessaire, puis envoyez.
Si la rédaction contient déjà du texte, Wiklee peut demander de confirmer son remplacement.
Modifier, dupliquer ou supprimer
Un administrateur peut modifier le modèle, le dupliquer, le définir comme favori ou le supprimer. La suppression archive le modèle : il disparaît des nouveaux e-mails sans modifier les messages déjà envoyés.