Dans Wiklee, les droits d’un utilisateur reposent sur son rôle et sur les structures auxquelles il est rattaché. Ces deux réglages permettent de lui donner uniquement les accès nécessaires à ses responsabilités.
Comprendre le rôle et le périmètre d’accès
Le rôle et les structures répondent à deux questions différentes :
le rôle détermine ce que l’utilisateur peut faire ;
les structures déterminent les données auxquelles il peut accéder.
Deux Collaborateurs peuvent donc disposer des mêmes droits tout en travaillant sur des structures différentes.
Par exemple, un Collaborateur rattaché à deux micro-crèches peut consulter et modifier les données de ces deux structures. Il ne peut pas accéder aux autres structures de l’organisation.
Les Administrateurs fonctionnent différemment : leur rôle leur donne automatiquement accès à toutes les structures.
Les trois rôles disponibles
Administrateur
L’Administrateur dispose d’un accès complet à l’organisation.
Il peut notamment :
accéder à toutes les structures ;
consulter et modifier les données métier ;
inviter de nouveaux utilisateurs ;
gérer les rôles et les accès ;
gérer les structures et les paramètres de l’organisation.
Il n’est pas rattaché manuellement à certaines structures. Son accès couvre automatiquement toutes les structures actuelles et futures de l’organisation.
Réservez ce rôle aux personnes chargées d’administrer Wiklee et de contrôler les accès des autres utilisateurs.
Collaborateur
Le Collaborateur utilise Wiklee dans le cadre de son activité quotidienne.
Il peut consulter et modifier les données métier des structures auxquelles il est rattaché, notamment les familles et les pré-inscriptions comprises dans son périmètre.
Un Collaborateur doit être associé à au moins une structure active. Il ne peut pas consulter les structures qui ne lui ont pas été attribuées.
Ce rôle convient aux responsables et aux membres des équipes qui travaillent directement sur les dossiers suivis dans Wiklee.
Consultation
Le rôle Consultation donne un accès en lecture seule aux structures sélectionnées.
L’utilisateur peut consulter les informations comprises dans son périmètre, mais il ne peut pas :
créer ou modifier des données métier ;
effectuer une action sur une pré-inscription ;
être désigné comme responsable d’une tâche ;
terminer une tâche ;
gérer les utilisateurs ou les paramètres.
L’utilisateur doit être associé à au moins une structure active.
Ce rôle convient aux personnes qui doivent suivre l’activité sans intervenir dans les opérations.
Choisir le rôle adapté
Attribuez le rôle Administrateur lorsque l’utilisateur doit gérer l’organisation, ses paramètres ou les accès des autres utilisateurs.
Choisissez Collaborateur lorsqu’il doit travailler sur les familles, les pré-inscriptions et les autres données métier de ses structures.
Utilisez Consultation lorsqu’il doit uniquement consulter certaines informations.
En cas de doute, choisissez le rôle disposant du niveau d’accès le plus limité correspondant au besoin réel. Un Administrateur pourra modifier cette configuration ultérieurement.
Avant d’envoyer une invitation, vérifiez également les structures nécessaires. Un Collaborateur ou un utilisateur en Consultation ne peut pas être invité sans au moins une structure active.
Accéder aux familles dans une organisation multi-structures
Une famille peut concerner plusieurs structures :
une structure initiale ;
une ou plusieurs structures alternatives.
Un Collaborateur peut accéder à une famille lorsqu’au moins l’une de ces structures fait partie de son périmètre.
Cependant, l’accès à la famille ne donne pas automatiquement le droit de modifier toutes ses structures. Certaines modifications restent réservées aux utilisateurs autorisés sur la structure initiale concernée.
Wiklee ne présente jamais les structures auxquelles l’utilisateur n’a pas accès. Elles restent absentes des listes, des filtres et des sélecteurs.
Les filtres permettent uniquement d’organiser les informations déjà autorisées. Ils ne peuvent pas élargir le périmètre d’accès de l’utilisateur.